Geschäftsordnung 2011

A – KOMMUNIKATION, ORGANE UND ALLGEMEINE VERWALTUNG

§ 1
Kommunikation

Medium ist das Internet (Intranet, E-Mail und Videokonferenz).

§ 2
Vereinsorgane

1. Zu den Sitzungen der Vereinsorgane kann der Vorsitzende Sachverständige und Gäste einladen.

2. Die Geschäftsbereiche im Vorstand sind:

   1. Vorsitzender: Leitung und Infrastruktur (Kooperation, Fundraising, Verwaltung);

   2. vier Stellvertreter: Programmkoordination, Programmanbieter, Qualitätsentwicklung / z.b.V, Finanzen;

   3. fünf Beisitzer: Beratung, Expeditionen, Gold-Netzwerk, Modellprojekte, NETZWERK.

§ 3
Vereinsanschrift und Einrichtungen

1. Vereinsanschrift ist die Alte Bahnmeisterei in Osterburken.

2. Einrichtungen sind:

   1. Koordinationsbüro mit Bildungsstätte (Anschrift: Alte Bahnmeisterei, Osterburken);

   2. Medienversandstelle „AwardShop“ (Anschrift: Nikolauspflege, Stuttgart);

   3. Informationsstellen.

3. Die Einrichtungen verwenden ausschließlich den offiziellen Briefbogen und bei den Kontaktangaben ausschließlich die Bankverbindung des Trägervereins.

4. Verantwortlich für den laufenden Betrieb ist der Vereinsvorsitzende.

5. In den Einrichtungen können Hilfskräfte als Mitarbeiter hinzugezogen werden, die gegebenenfalls vergütet werden können. Die Einstellung dieser Kräfte regelt der Vorstand.

§ 4
Sitzungen und Beschlussfassung

1. Der Vorsitzende kann die Beschlussfassung auf das höhere Organ übertragen.

2. Alle Tagungen der Vereinsorgane können vom Vorsitzenden mit fristgemäßer Vorankündigung und Angabe der Uhrzeiten von Beginn und Abstimmung als Online-Sitzungen im Intranet einberufen und durchgeführt werden.

3. Der Vorsitzende kann dringende Beschlüsse von Vorstand und Programmrat im Umlaufverfahren zur Abstimmung bringen. Dazu wird der Beschlussantrag im Intranet mit einer Einspruchsfrist von 14 Tagen veröffentlicht. Nach Ablauf der Einspruchsfrist wird das Ergebnis der Abstimmung auch im Intranet bekannt gegeben und in der nächsten Sitzung des Gremiums unter dem Punkt „Beschlüsse im Umlaufverfahren“ in das Protokoll aufgenommen.

§ 5
Dokumenten- und Datensicherung

1. Wichtige Dokumente sind sowohl im Original wie auch als Kopie besonders sicher aufzubewahren

2. Wichtige Daten sind von dem Verantwortlichen regelmäßig mindestens doppelt zu sichern (Intranet und CD) und soweit möglich auch als Ausdrucke aufzubewahren.

3. Näheres regelt eine Arbeitsanleitung.

B – KASSENVERWALTUNG

§ 6
Finanzablage

1. Alle Unterlagen zur Kassenverwaltung (z.B. Kontoauszüge, Rechnungen und Journale) werden im Koordinationsbüro gemäß Ablageplan geführt und aufbewahrt.

2. Die Originale alle Fremdbelege werden im Hauptordner gesammelt. Bei Kunden (Anbietern) und Lieferanten kommt eine Kopie in deren Ordner.

3. Anschaffungen werden inventarisiert.

4. Mittelbewilligungen und Rückzahlungsforderungen von Förderinstanzen werden in Kopie in den Hauptordner aufgenommen.

5. Für jede Einnahme und Ausgabe ist zusätzlich ein Einnahmebeleg (grün) bzw. Auszahlungsbeleg (gelb) auszustellen. Bei Fahrtkostenabrechnungen ist das Reisekostenformular zu verwenden.

§ 7
Zuständigkeiten

1. Bei der Kassenverwaltung wirken zusammen

   1. das Büro (v.a. Buchhaltung und Barkasse);

   2. der Schatzmeister (Ressortleitung);

   3. der Vereinsvorsitzende (Gesamtverantwortung für den Verein).

2. Aufgaben des Büros sind:

   1. ordnungsgemäßes Ablegen aller Kontoauszügen, Lieferantenrechnungen und eigenen Rechnungen (vgl. § 6);

   2. Erstellen der Einnahme- und Ausgabebelege sowie der eigenen Rechnungen und Mahnungen (auch zu Kartenzahlungen und Barkasse);

   3. Einziehen der Beiträge im Lastschriftverfahren;

   4. Überwachen der Zahlungseingänge zu eigenen Rechnungen;

   5. (nach dem Unterschreiben durch den Vorsitzenden bzw. Belastung des Kontos durch eine Kartenzahlung) Übermitteln der elektronisch ausgefüllten Auszahlungsbelege an den Schatzmeister;

   6. im Auftrag des Schatzmeisters (oder in besonders eiligen Fällen auch des Vorsitzenden) Überweisen von Rechnungsbeträgen und anschließende Vollzugsmeldung an den Schatzmeister;

   7. Abrechnen von Fördermitteln und Projekten;

   8. Verwalten der Barkasse (vgl. § 9);

   9. Führen der elektronischen Buchhaltung.

3. Aufgaben des Schatzmeisters sind:

   1. Vornahme von Überweisungen;

   2. Überwachen der Zahlungseingänge zu eigenen Rechnungen;

   3. Ausstellen von Spendenbescheinigungen;

   4. Aufbereitung des Journals auf Grundlage der Buchhaltung;

   5. Erstellen der Quartalsbilanz, der Jahresrechnung und der Steuererklärung;

   6. Vorbereiten der Quartalssitzungen;

   7. Überwachung der Tätigkeit des Büros in der Finanzverwaltung.

4. Aufgaben des Vorsitzenden sind:

   1. Bestätigen der sachlichen Richtigkeit von Ein- und Ausgabenbelegen;

   2. Überwachung der Tätigkeit des Büros in der Finanzverwaltung.

§ 8
Erstatten von Auslagen

1. Erstattungen von Auslagen erfolgen grundsätzlich unbar. Ausnahmen sind Lebensmitteleinkäufe bei Maßnahmen.

2. Der Ablauf für das Erstatten von Auslagen ist:

   1. Senden des Originalbelegs (Reisekostenabrechnung, Stundenliste, …) mit den Details zur Bankverbindung an das Koordinationsbüro;

   2. Anlegen eines Auszahlungsbelegs (Büro);

   3. Prüfen der sachlichen Richtigkeit der Forderung und Unterschreiben des Auszahlungsbelegs (Vorsitzender);

   4. Senden des Auszahlungsbelegs an den Schatzmeister (Büro);

   5. Ablegen des Auszahlungsbelegs und der Anlagen im Hauptordner (Büro);

   6. Überweisen (Schatzmeister);

   7. Verbuchung nach der Belastung des Kontos (Büro).

§ 9
Barkasse

1. Die Barkasse (Kasse) dient folgenden Zwecken:

   1. Portokasse;

   2. notwendige Barzahlungen bei Maßnahmen;

   3. Bareinnahmen bei Lehrgängen (Verwaltungsgebühr, Verkauf und Verleih von Literatur).

2. Der Umsatz der Barkasse ist durch bargeldlose Zahlungen soweit wie möglich zu minimieren.

3. Für jede Maßnahme ist die Barkasse abzurechnen.

4. Nachweise und Belege müssen den Anforderungen bei Überweisungen genügen.

5. Einkaufsbelege von Lebensmitteln können zu einem Sammelbeleg zusammengefasst werden.

6. Im Rahmen der Buchhaltung wird ein Barkassenbuch geführt.

7. Der Abschluss der Barkasse erfolgt monatlich.

§ 10
Kartenzahlungen

1. Das Büro führt eine Übersicht aller im Gebrauch befindlicher Karten.

2. Die Belege von Kreditkartenzahlungen sind im Büro unmittelbar nach Gebrauch der Karte vorzulegen.

§ 11
Quartalssitzungen

Einmal im Vierteljahr findet die Quartalssitzung von Vorsitzendem, Schatzmeister und Teilzeitkraft im Büro statt.

§ 12
Reisekostenvergütung

1. Im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel haben Mitglieder des Vorstands bzw. im Auftrag des Vorstands tätige Personen Anspruch auf Reisekostenvergütung zur Abgeltung der durch die Dienstreise veranlassten Mehraufwendungen.

2. Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen des Dienstreisenden zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren.

3. Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von einem Jahr beim Schatzmeister mit dem entsprechenden Formular schriftlich zu beantragen.

4. Das Nähere regelt die Reisekostenordnung.

C – MEDIEN UND ANGEBOTE

§ 13
Medien

1. Die Medien zum Programm sind Arbeitshilfen, Publikationen und Online-Medien. Sie werden vom Koordinationsbüro bereitgestellt.

2. Arbeitshilfen sind:

   1. Arbeitsmappen;

   2. Ausstellungstafeln, Folien und PC-Präsentation;

   3. Begleithefte und Qualipass zum Jugendabzeichen Baden-Württemberg;

   4. Blattsammlungen mit Einlegemappen (u.a. Grundinformation, Helferblätter, und Leitermappe);

   5. CD-ROM's;

   6. englischsprachige Materialien;

   7. Expeditionsführer;

   8. Faltblätter, Flyer und Lesezeichen;

   9. Handbuch (vier Bände);

   10. Teilnehmer-Logbuch.

3. Publikationen sind:

   1. „AwardNews“ (Magazin);

   2. „E-Info“ (E-Mail-Newsletter);

   3. Rundbrief für Programmanbieter.

4. Online-Medien sind:

   1. allgemeines Internet-Portal;

   2. Online-Handbuch;

   3. Magazin NETZWERK;

   4. Onlineverwaltung für Programmanbieter und Anbieterstellen mit „Elektronischem Begleitheft“;

   5. Intranet;

   6. Portal zum „Jugendabzeichen Baden-Württemberg“ im Jugendnetz.

§ 14
Angebote und Maßnahmen

1. Die Angebote und Maßnahmen für Programmanbieter und Anbieterstellen dienen der Qualitätssicherung. Sie werden vom Koordinationsbüro durchgeführt und verwaltet.

2. Angebote und Maßnahmen des Koordinationsbüros sind:

   1. Aus- und Weiterbildung von Verantwortlichen für das Programm sowie von Mentoren und von Multiplikatoren;

   2. Beratung von Programmanbietern und Anbieterstellen (z.B. vor Ort);

   3. spezielle Hilfen für die Goldstufe (z.B. Wildnisgebiete);

   4. Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung wie Modellprojekte, Preise und Umfragen;

   5. Treffen auf Bundes- und Landesebene (Foren).

§ 15
Multiplikatoren

1. Multiplikatoren unterstützen den Verein bei seinen operativen Aufgaben in der Fläche im Auftrag ihres Programmanbieters in einer oder mehreren der folgenden Funktionen:

   1. Berater;

   2. Gutachter in Wildnisgebieten;

   3. NETZWERK-Korrespondent;

   4. Trainer für Grund- und Leitungslehrgang.

2. Voraussetzungen für die Ernennung durch den Vorstand sind:

   1. Teilnahme an Grund- und Leitungslehrgang;

   2. Bewerbung mit dem entsprechenden Formular und den erforderlichen Nachweisen;

   3. Teilnahme am Anerkennungslehrgang für die vorgesehene Funktion;

   4. begleitete Praxis in der ausbildeten Funktion.

3. Die Ernennung erfolgt jeweils für drei Jahre. Die Rezertifizierung ist an folgende Bedingungen geknüpft:

   1. Teilnahme an den Jahrestagungen;

   2. praktische Tätigkeit im Rahmen der Vorgaben;

   3. Führung eines Logbuchs über die Tätigkeit.

4. Der Trägerverein kann die Tätigkeit als Multiplikator finanziell ausschließlich dadurch unterstützen, dass für die Multiplikatorenkurse kein Teilnehmerbeitrag erhoben wird.

D – ALTE BAHNMEISTEREI

§ 16
Aufgaben

1. Die Alte Bahnmeisterei ist die Zentralstelle des Internationalen Jugendprogramms in Deutschland.

2. Elemente sind:

   1. Koordinationsbüro;

   2. Bildungsstätte mit Seminarräumen und Außenanlagen, Seminartechnik sowie Bibliothek inkl. Kartensammlung, Anbieter-, Foto- und Textarchiv.

§ 17
Anbieterverwaltung

1. Bei der Anbieterverwaltung wirken unter Leitung des Programmkoordinators mit:

   1. der Vorstand „Programmanbieter“ (P);

   2. der Vorstand „Expeditionen“ (E);

   3. der Vorstand „Gold-Netzwerk“ (G);

   4. das Büro (B).

2. Die Anbieterverwaltung umfasst:

   1. Kontrolle des vollständigen Eingangs aller für Lizenzierung und Registrierung benötigten Angaben und Unterlagen (B);

   2. Anlegen eines Benutzerkontos der Online-Verwaltung (P);

   3. bei Vorliegen aller Voraussetzungen insbosendere auch bezüglich der Lehrgangsordnung Ausstellen von Lizenz- bzw. Registrierungsurkunde (B);

   4. Zustellen von Lizenz- bzw. Registrierungsurkunde zusammen mit den Zugangsdaten der Online-Verwaltung (B);

   5. Aufnahme in die elektronische Buchführung (B);

   6. Anlegen des Anbieter-Ordners (B);

   7. Erstellen der Jahresrechnungen, Kontrolle des Zahlungseingangs und Mahnschreiben (B);

   8. Kontrolle des Eingangs der Verwaltungsgebühr bei Lehrgängen und Mahnschreiben (B);

   9. Überwachung und Bestätigung des Eingangs des Jahresberichts (B);

   10. Anmahnen des Jahresberichts bzw. fehlender Angaben des Jahresberichts (B);

   11. Blockieren des Medienbezugs bei ergebnislosen Anmahnungen von Beiträgen und Jahresberichten (B);

   12. Auswerten des Jahresberichts (P);

   13. Kontrolle der Nachweise bei Bestellungen von Abzeichen und Urkunden (P);

   14. Kontrolle der Anmeldungsunterlagen für Unternehmungen im Programmteil Expeditionen (E);

   15. Führen der Listen der Gold-Registrierungen und Gold-Abschlüsse (G);

   16. regelmäßiges Zusammenführen aller Anbieterdaten in der Anbieter-Leistungskarte (B);

   17. Kontaktaufnahme bei Problemen (P).

§ 18
Lehrgangskosten

1. Für die Berechnung der Lehrgangskosten gelten folgende Grundsätze:

   1. Es werden je nach Umfang der Nutzung von Räumen und Technik unterschiedliche Tagesfixposten sowie die mengenabhängigen Kosten des Verbrauchsmaterials berechnet.

   2. Für alle Lehrgänge sind mindestens der Seminarraum (inkl. zugehöriger Nebenräume und -leistungen) sowie ein Trainer des Trägervereins zu veranschlagen.

2. Details finden sich in der Übersicht Kosten von Lehrgängen in der Alten Bahnmeisterei.
   

E – AWARDSHOP

§ 19
Elemente, Kooperation und Arbeitsteilung

1. Der AwardShop besteht aus

   1. dem in die Website integrierten Online-Shop;

   2. der Verwaltung im Koordinationsbüro;

   3. der Versandstelle bei der Nikolauspflege in Stuttgart.

2. Artikel des AwardShop können ausschließlich über den Online-Shop bezogen werden. Bezahlformen sind Lastschrift und Vorkasse.

3. Die Verwaltung

   1. stellt die Artikel bereit (einschließlich Einkauf bzw. Kopiervorlagen);

   2. legt die Preise der Artikel fest;

   3. pflegt das Bestellformular;

   4. erstellt Lieferscheine und Rechnungen;

   5. versendet die Rechnungen;

   6. nimmt die Bankeinzüge vor und überprüft die Zahlungseingänge aus der Vorkasse;

   7. leitet die Lieferscheine nach Zahlungseingang an die Versandstelle weiter;

   8. erstellt Mahnschreiben.

4. Die Versandstelle:

   1. stellt Platz und Regale für die Lagerhaltung bereit,

   2. überwacht den Bestand und meldet Bedarf auf Nachlieferungen rechtzeitig an das Koordinationsbüro;

   3. erstellt mit den Kopiervorlagen die entsprechenden Artikel;

   4. versendet die Materialien möglichst zeitnah mit dem Eingang des Lieferscheins (Ferien ausgenommen);

   5. versendet gleichzeitig mit der Ware den Lieferschein (Kopie mit Bearbeitungsvermerk an das Koordinationsbüro);

   6. übersendet dem Koordinationsbüro monatlich eine Portoliste;

   7. wirkt bei besonders wichtigen Veranstaltungen mit einem Verkaufsstand mit.

§ 20
Finanzverwaltung

1. Das Koordinationsbüro vergleicht regelmäßig

   1. Herstellungskosten und Verkaufspreise als Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise;

   2. Rechnungsstellung und Zahlungseingänge als Grundlage von Mahnschreiben und Inkasso-Verfahren.

2. In die Preiskalkulation sind nicht nur die Materialkosten, sondern auch vereinsseitige Herstellungskosten angemessen zu berücksichtigen (eingesetzte Hard- und Software, angefallene Reisekosten, Bürobetriebskosten, Honorare).

3. Die Finanzbuchhaltung ist in das vom Koordinationsbüro benutzte System integriert.

§ 21
Lieferbedingungen

Der Vereinsvorstand erlässt auf der Grundlage dieser Ordnung die Lieferbedingungen für den AwardShop.

F– INFORMATIONSSTELLEN

§ 22
Aufgaben

1. Informationsstellen unterstützen Koordinationsbüro und Vorstand im Bereich Kooperation, Fundraising und Öffentlichkeitsarbeit in einem bestimmten Gebiet.

2. Informationsstellen helfen vor allem bei der

   1. Aufnahme und Pflege von Kontakten zu Einrichtungen, die als Kooperationspartner, Programmanbieter oder Unterstützer in Frage kommen;

   2. Durchführung von Informationsveranstaltungen und Präsentationen;

   3. Entwicklung regionaler Medien für die Öffentlichkeitsarbeit.

§ 23
Finanzierung

Für ihre Finanzierung stehen ausschließlich Mittel zur Verfügung, die die Informationsstelle selbst erwirtschaftet.

§ 24
Einrichtung

Vorbehaltlich der Genehmigung im Haushaltsplan kann der Vorstand eine Informationsstelle für ein bestimmtes Gebiet einrichten, wenn die erforderlichen personellen und finanziellen Voraussetzungen bestehen.

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