Zwölf Tipps für Jugendprogramm-Pilotprojekte

Die folgenden Hinweise wollen Verantwortlichen helfen, die entscheidende Phase der Programmeinführung vor Ort richtig zu planen und durchzuführen. Sie sind im Rahmen der letzten Programmlehrgänge entstanden.

Wichtigster Schritt der Programmeinführung

Als Pilotprojekt gilt der Zeitraum von der ersten Infoveranstaltung bis zur ersten Verleihfeier. Vorangegangen sind u.a.:

• Entwicklung und offizielle Verabschiedung der Jugendprogramm-Konzeption;

• Lizenz- bzw. Registrierungsantrag;

• Besuch des Programmlehrgangs;

• Aufbau der ersten Stufe des Kooperations-Netzwerks für Aktivitäten in den Programmteilen.

Die wichtigsten Ziele sind:

• die ersten Teilnehmer zum Abschluss zu führen und dabei als Verantwortliche das Programm live kennen zu lernen;

• das Programm zu einem echten Teil der Einrichtung und des Gemeinwesens zu machen.

In der folgenden Phase gewinnt das Programm Tiefe (z.B. höhere Programmstufen) und Breite (u.a. neue Helfer, Kooperationspartner und Teilnehmer). Je besser diese Erweiterung bereits beim berücksichtigt ist, desto besser gelingt sie später.

Praktisches Ziel: Erste Verleihfeier

Die erste Verleihfeier ist Abschluss und Anfang zugleich. Die ersten Teilnehmer zeigen durch ihre Erfahrungen und das Weitermachen auf der nächsten Stufe, dass sich der Einsatz lohnt und Spaß macht. Die erste Generation von Verantwortlichen ist zu den wichtigsten Multiplikatoren für das Programm geworden.

Über die erste Verleihfeier gelangt das Programm endgültig in die Öffentlichkeit, sowohl innerhalb wie außerhalb der Einrichtung. Der Termin kann deshalb nicht frühzeitig genug geplant und bekannt gemacht werden, ähnliches gilt für Ort, Gäste- und Presseliste sowie Ablauf. Wichtig ist, dass die Veranstaltung über die aktive Einbeziehung der Teilnehmer (Berichte, Vorführungen, Ausstellung etc.) ein lebendiges Bild des Programms vermittelt.

Verantwortung mit Teilnehmern und Eltern teilen

Ein Grundsatz lautet, als Betreuer nichts zu tun, was der Teilnehmer selbst in die Hand nehmen könnte. So können sich manche Jugendliche selbst nach geeigneten Aktivitäten und Gutachtern in einzelnen Programmteilen umsehen, zusammen mit Freunden Aktionen zur Finanzierung einer Expedition im Ausland durchführen oder einen Beitrag für eine Verleihfeier vorbereiten.

Möglich ist es auch, im Rahmen des Programmteils Dienst feste Aufgaben für die Anbieterstelle zu übernehmen oder für Talente eine Dokumentation bzw. Präsentation zu eigenen Aktivitäten oder denen von Freunden zu erstellen. Darüber hinaus sollte mindestens ein Programmteilnehmer im Leitungsteam vertreten sein und an den Sitzungen regelmäßig teilnehmen. Auch diese Mitwirkung kann als Aktivität für die Programmteile Dienst oder Talente gestaltet werden.

Auch Eltern lassen sich gerne in die Verantwortung einbeziehen. Vor allem „punktuelle“ Hilfe ist möglich.

„Learning by doing“ für die Verantwortlichen

Nach dem Programmlehrgang ist das Pilotprojekt das wichtigste Lernfeld für die Verantwortlichen von Programmanbietern und Anbieterstellen. Dessen Effektivität lässt sich durch die folgenden beiden Elemente beträchtlich steigern:

• falls altersmäßig noch möglich, nehmen Programmverantwortliche selbst auf der Goldstufe am Programm teil („learning by doing“);

• jeder Verantwortliche übernimmt persönlich Gruppenleiter- oder Mentorenfunktion für Teilnehmer.

Neben den normalen Treffen des Leitungsteams haben sich ergänzende vierteljährliche Tagesklausuren bewährt.

Teamwork – Schlüssel zum Erfolg

Das Leitungsteam besteht aus mindestens drei Erwachsenen, sechs Teammitglieder sind noch besser und es gibt auch Anbieter mit zwölf. Bei Anbietern mit Sammellizenz sind sowohl Teams auf Programmanbieter- wie auf Stellenebene zu bilden und miteinander zu verbinden.

In alphabetischer Reihenfolge sind folgende Aufgabenbereiche bei der Planung zu berücksichtigen, die ggf. zusammengefasst bzw. weiter differenziert und erweitert werden können:

• Leitung

• Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit

• Finanzen

• Kooperationspartner und Helfer

• Programmteil Expeditionen.

• Schriftführung/ Verwaltung.

Außerdem können dem Team Vertreter der Leitung der Einrichtung, Eltern und Teilnehmer angehören.

Notwendige Hilfen zur Verfügung stellen

Jedes Teammitglied sollte Handbuch und Leitermappe besitzen, Expeditionsverantwortliche außerdem Expeditionsführer bzw, Expedition Guide. Bei der Einrichtung sollte die im „Bücherkoffer“ aufgelistete Literatur leicht zugänglich vorhanden sein. Jede Einrichtung sollte über einen Internet-PC verfügen, am besten auch jedes Teammitglied. Alle Teammitglieder sollten das „E-Info“ erhalten.

Expeditions-Verantwortliche sollten rechtzeitig den Expeditionslehrgang besuchen, einige Team­mitglieder nach Abschluss des Pilotprojekts am Aufbaulehrgang teilnehmen und ihre Erfahrungen mit anderen Anbietern austauschen.

Termine frühzeitig planen und bekannt machen

In die Terminplanung sind aufzunehmen:

• regelmäßige Teamtreffen

• Klausurtagungen (Tagesveranstaltungen)

• Programm- und Expeditionslehrgang

• Infoveranstaltung(en)

• Startveranstaltung

• EH-Kurs und andere Expeditionstermine

• Verleihfeier.

Für die Bekanntmachung eignen sich außer dem Schwarzen Brett auch die Einrichtungs-Website sowie Kalender-Programme, die das Publizieren im Internet erlauben (z.B. kalender.yahoo.de).

Achtung beim Programmteil Expeditionen!

Für fast alle Anbieter stellt der Programmteil Expeditionen die größte Herausforderung dar. Hier lassen sich die Teilnehmer nicht einfach an andere Einrichtungen vermitteln, die Einrichtung muss selbst (ggf. unterstützt durch andere) einen Rahmen für Ausbildung, Probetouren und Expeditionen bereitstellen.

Jugendlichen bereiten oft die festen Wochenendtermine z.B. für Probetouren und Expeditionen Probleme. Auf diese und deren Bedeutung für den Programmabschluss kann nicht oft genug hingewiesen werden.

Für klare finanzielle Verhältnisse sorgen

Das Programm kostet zwar nicht viel Geld, trotzdem fallen regelmäßig Kosten z.B. für die Lizenzgebühr, Seminare und Werbematerial an. Deshalb sollte man von Anfang an einen kleinen Etat einplanen. Gut ist es, die Aquirierung von Mitteln (z.B. Spenden, Fördergelder) und die Kassenverwaltung fest zu delegieren.

Mit einer kleinen Bronzegruppe beginnen

Ideal für den Programmstart ist eine kleine Gruppe von vier bis sieben Teilnehmern auf der Bronzestufe. Der Aufwand für den Programmteil Expeditionen hält sich dadurch in Grenzen, außerdem fallen Begleitung und Dokumentation leichter. Ziel ist, dass die Gruppe im Anschluss an das Pilotprojekt auf der Silberstufe weitermacht.

Aktivitäten der Teilnehmer dokumentieren

Die Dokumentation der Aktivitäten und Erfahrungen der Teilnehmer in Wort und Bild („Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“) sind die wichtigste Aufgabe während des Pilotprojekts. Sie lässt sich leicht mit der Begleitung der Teilnehmer verbinden. Mögliche Produkte sind Broschüren, Ausstellungen, Jugendprogramm-Seiten auf der Website der Einrichtung und Jugendprogramm-Flyer.

Eigene Einrichtung und Öffentlichkeit informieren

Über die regelmäßige Information wird das Programm zunächst realer Teil der Einrichtung, dann des Gemeinwesens insgesamt. Intern bieten sich an:

• Schwarzes Brett bzw. Schaukasten

• schriftliche Publikationen wie Rundschreiben, Schülerzeitungen oder Jahrbücher

• Einrichtungs-Website

• Ausstellungen und Präsentationen bei Veranstaltungen der Einrichtung (z.B. Elternabende).

Die externe Öffentlichkeitsarbeit geschieht z.B. über

• Presseinfos und Presseberichte

• Ausstellungen in öffentlichen Gebäuden (Rathaus, Sparkasse, ...)

• die Startveranstaltung und die Verleihfeier.