Einführung von neuen Mitgliedern des Arbeitsteams

Allgemeines

Programmanbieter und Anbieterstellen wissen, dass die stetige Auffrischung und Erweiterung des Arbeitsteams entscheidend für den Erfolg der Programmarbeit sind. Sie fixieren deshalb entsprechende Ziele und Eckwerte im Entwicklungsplan (Personalplan) und betreiben die Werbung und Akquirierung neuer Teammitglieder stetig und systematisch. Letzter Schritt in diesem Prozess und gleichzeitig der erste in die Praxis ist die Einführung der neuen Mitglieder des Arbeitsteams (kurz: Einführung).

Die systematische Akquirierung neuer Teammitglieder ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal der Programmarbeit und umgekehrt auch ein wichtiges Instrument zu deren Entwicklung und Verbesserung. Dies gilt insbesondere für die Einführung als entscheidendem letzten Prozessschritt, in dem nicht nur die „Neuen“ fit für Praxis gemacht werden, sondern – konsequent genutzt – auch das Team selbst und die Programmarbeit insgesamt ein wichtiges Stück voran kommen.

Wie die Werbung am effektivsten ist, wenn sie auf die Gewinnung mehrerer „Neuer“ zielt, funktioniert auch die Einführung im Tandem oder in der Kleingruppe am besten. Zum einen deshalb, weil sie in diesem Fall einfach systematischer vorbereitet und durchgeführt werden muss. Zum anderen können sich so die „Neuen“ gegenseitig unterstützen, trauen sich eher, bei Unklarheiten Fragen zu stellen und ist vor allem die gemeinsame Grundlehrgangsteilnahme aus ähnlichen Gründen viel interessanter und wirkungsvoller als im Solo.

Zum System der Akquirierung neuer Teammitglieder gehören auch entsprechende Ressourcen – das Leistungsprinzip des Programms gilt auch für Programmanbieter und Anbieterstellen: „Je mehr man gibt, desto mehr bekommt man auch zurück“. Größter Kostenpunkt ist die Teilnahme am Grundlehrgang. Für diese ist (wie bei den anderen Lehrgängen) eine verbindliche Kostenübernahmezusage der Organisation erforderlich, die im Entwicklungsplan (Finanzplan) und im Jahresbudget zahlenmäßig fixiert wird.

In vielen Organisationen sind für die Einführung von neuen Mitarbeitern bzw. von Mitarbeitern in neue Aufgabengebiete feste Standards definiert, die auch für die Planung dieses Prozesses in Bezug auf die Programmarbeit wichtige Ausgangspunkte sind. Auch aus diesem Grund ist es wichtig, die Leitung der Organisation von Anfang an in den Planungsprozess einzubeziehen und sie regelmäßig – vor allem aber beim Abschluss wichtiger Prozessschritte – über den Fortgang zu informieren. Die abschließende Würdigung sollte sie auch selbst vornehmen.

Die Anleitung knüpft an Programmarbeitsband und Leitungslehrgang an (wo sie im Rahmen der Auseinandersetzung dem Thema auch entstanden ist) und bezieht sich auf eine ganze Reihe ergänzender Anleitungen der Leitermappe, die die im Anhang nochmals aufgelistet sind. Vorausgesetzt werden auch hinreichende Kenntnisse im Umgang mit der Online-Verwaltung. Falls noch kein Anbieter-Portfolio existiert, wird dessen Grundform beim Prozessschritt „Vorbereitung“ entwickelt.

Prozess: Übersicht

Die Einführung neuer Mitglieder des Arbeitsteams ist ein Prozess, der sich über einige Monate erstreckt. Die wichtigsten Schritte sind:

1. Vorbereitung;

2. Grundinformation zum Programm und zur Programmarbeit in der Organisation mit Aushändigung von Anbieter-Portfolio, Mitarbeiterblatt und Einführungsplan (Entwurf) und Grundlagenband des Handbuchs;

3. Einholen der Grunddaten des Mitarbeiterblatts und Abstimmung, Festlegung des Einführungsplans und ggf. Auffrischen des Erste-Hilfe-Kurses;

4. Teilnahme am Grundlehrgang;

5. Einweisung in die Teamarbeit sowie den gewählten Verantwortungsbereich, Erhalt des unterschriebenen Mitarbeiterblatts, vorläufige Verpflichtung und Freischaltung des Zugangs zur Online-Verwaltung;

6. begleitete erste Praxis;

7. Reflexion und endgültige Verpflichtung.

Bei Mitgliedern der Programmleitung schließt sich als weiterer Schritt die Teilnahme am Leitungslehrgang an, bei Multiplikatoren daran die entsprechenden Anerkennungslehrgänge.

Wie bei jedem Prozess ist auch hier der Erfolg auf die Prozesskontrolle und diese auf eine geeignete Dokumentation angewiesen. Bei der Einführung sind Einführungsplan und Mitarbeiterblatt (bzw. Online-Verwaltung) die wichtigsten Dokumentationselemente. Auf Seiten der „Neuen“ ist außerdem ein persönliches „Lerntagebuch“ hilfreich. Dessen Form ist unwichtig – es ist alles möglich, was dem Festhalten von Fragen, Terminen usw. dient und immer schnell zur Hand ist.

Prozess: Einzelschritte

Vorbereitung

Sobald die Namen der „Neuen“ feststehen, beginnt die interne Vorbereitung der Einführung in enger Abstimmung mit der Leitung der Organisation. Die wichtigsten Vorbereitungselemente sind:

1. falls erforderlich, nochmaliges Abstimmen der Kostenübernahme für den Grundlagenband und den Grundlehrgang mit der Leitung der Organisation;

2. Materialbeschaffung: Grundlagenband, Expeditionsführer, Verhaltenskodex (Leitermappe), Mitarbeiterblatt (Formularsammlung) – bei Bedarf auch als Datei (z.B. Mitarbeiterblatt);

3. Aktualisierung bzw. Erstellung des Anbieter-Portfolios (vgl. Anleitung in der Leitermappe);

4. Recherchieren passende Terminoptionen für den Grundlehrgang und Abstimmen mit der Leitung der Organisation;

5. Erstellen des Einführungsplans (Entwurf) passend zum Jahresprogramm und in Abstimmung mit der Leitung der Organisation.

Grundinformation zu Programm und Programmarbeit

Wenn der geplante Gesamtablauf der Einführung mit der Leitung der Organisation abgestimmt und im Einführungsplan vorläufig fixiert ist, beginnt der eigentliche Einführungsprozess mit der Grundinformation zum Programm sowie zum System der Programmarbeit in der Organisation. Die wichtigsten Einzelpunkte sind:

1. verbunden mit einer Einführung Aushändigen des Grundlagenbandes und bei zukünftigen Mitarbeitern des Expeditionsteams auch des Expeditionsführers;

2. verbunden mit einer Präsentation Übergeben des Anbieter-Portfolios und Darstellen der Fixpunkte der Programmarbeit (insbesondere die „Schnittstellen“ zu den Teilnehmern: Werbung, Einführung und Beratung, Betreuung im Programmteil Expeditionen und Verleihfeier);

3. Ausgeben und Erläutern von Mitarbeiterblatt und Verhaltenskodex;

4. Überprüfen der Erste-Hilfe-Ausbildung und bei Bedarf Veranlassen der Teilnahme an einem Auffrischungskurs (am besten noch vor dem Grundlehrgang, spätestens aber vor Beginn der Praxisphase).

Nicht jeder Einzelpunkt entspricht unbedingt einem Termin – je nach Zeitrahmen der Einzelsitzungen kann aufgeteilt oder zusammengefasst werden. Zu der Grundinformation gehört auch ein „Blick ins Internet“ – von der Programmseite der eigenen Organisation ausgehend über das Portal des Trägervereins (insbesondere Bibliothek, Kalender und Online-Verwaltung) bis zu den Seiten des DofE und der Internationalen Assoziation.

Einholen der Mitarbeiter-Grunddaten und Abstimmen des Einführungsplans

Während die Mitarbeiter-Grunddaten auch „nebenbei“ zusammengetragen werden können, kann der endgültige Einführungsplan nur bei einem Treffen abgestimmt und fixiert werden. Basis ist der bei der Grundinformation ausgehändigte Entwurf. Dreh- und Angelpunkt ist der Termin des Grundlehrgangs, an dem alle „Neuen“ gemeinsam und so früh wie möglich teilnehmen sollten.

Die Auffrischung der Erste-Hilfe-Ausbildung wird zwar nicht immer von allen „Neuen“ benötigt, kann aber nie schaden. Wegen der Miniexpedition sollte dies möglichst noch vor dem Grundlehrgang geschehen.

Teilnahme am Grundlehrgang

Die Bereitstellung und Erläuterung der Materialien und Online-Hilfen bei der Grundinformation ist gleichzeitig der erste Schritt der Grundlehrgangsvorbereitung. Weitere Schritte sind:

1. Vorbereitung

   1. Anmelden der Teilnehmer beim Trägerverein und Überweisen der Anmeldegebühr;

   2. Einstimmen auf Programm, Methode und Arbeitszeiten des Grundlehrgangs;

   3. Aushändigen und Besprechen weiterer Teilnehmerunterlagen sowie der benötigten Kleidung (Miniexpedition!) und Materialien;

   4. Festlegen und Organisieren der An- und Rückreise und der Übernachtung.

2. Nachbereitung

   1. allgemeiner Bericht der „Neuen“ in der ersten Teamsitzung nach dem Grundlehrgang;

   2. Darstellen und Diskutieren des beim Lehrgang erstellten „Jugendprogramm-Hauses“ sowie Beginn der Einarbeitung in den Entwicklungsplan.

Auch beim Grundlehrgang zahlt sich das Führen eines Lerntagebuchs (s.o.) aus: Eindrücke und Fragen werden systematisch notiert und die Notizen können nicht nur beim Lehrgang selbst, sondern vor allem auch bei der Nachbereitung vor Ort verwendet werden. Soweit möglich sollte die hohe Motivation der „Neuen“ gleich für die Akquirierung weiterer Teammitglieder und die Anmeldung zum Leitungslehrgang genutzt werden.

Einweisung in die Teamarbeit

Beim Grundlehrgang ist mit den unterschiedlichen Erwachsenenrollen auch klar geworden, wo der eigene Tätigkeitsschwerpunkt liegen soll. Um das Programm wirklich kennenzulernen, sollten aber auch eher am Programmteil Expeditionen oder dem Management Interessierte zunächst einige Teilnehmer als Leiter bzw. Mentoren vom Start bis zur Verleihung begleiten.

Thema ist aber vor allem die Teamarbeit selbst mit deren „Kultur“ selbst (Kommunikation, Treffen, Klausur, …) – am besten gleich konkret bei der Fortschreibung des Entwicklungsplans. Dabei ist dafür Sorge zu tragen, dass sich die „Neuen“ als vollwertige Teammitglieder fühlen können und Anregungen oder Kritikpunkte immer ernst genommen werden.

Schlusspunkt dieses Prozessschritts ist die deshalb vorläufige Verpflichtung und die Freischaltung des Zugangs zur Online-Verwaltung (die ggf. nochmals im Detail vorzustellen ist).

Begleitete erste Praxis

So vorbereitet, schließt sich nun begleitetes „Learning by Doing“ als erster Schritt in die Praxis an. Dies heißt auf der einen Seite, Verantwortung so schnell und so weit wie möglich zu übertragen – und auf der anderen, so weit wie nötig mit Rat und Tat beiseite zu stehen. Auf Seiten der „Neuen“ ist auch hier das Lerntagebuch ein effektives Hilfsmittel.

Besonders wichtig ist die Praxisbegleitung in den Rollen als Aufsichtsperson und Gutachter im Programmteil Expeditionen. Diese Phase sollte erst abgeschlossen werden, wenn beide Tätigkeiten und ihr Zusammenspiel („Vier-Augen-Prinzip“) begleitet ausgeübt und reflektiert wurden.

Reflexion und endgültige Verpflichtung

Abschließend wird der gesamte Prozess der Einführung gemeinsam reflektiert, ausgewertet und auch formell abgeschlossen:

1. Es werden letzte Fragen und Unklarheiten besprochen und die Einführung wird gründlich reflektiert (dabei wird festgehalten, an welchen Stellen er noch verbessert werden könnte). Wiederum ist das Lerntagebuch eine große Hilfe.

2. Die Leitung der Organisation wird über den Abschluss informiert – und im Rahmen der internen Öffentlichkeitsarbeit auch die ganze Organisation (Gremiensitzung, Website, Jahrbuch, …).

3. Mit der endgültigen Verpflichtung in einem passenden Rahmen (z.B. Konferenz oder Verleihfeier) durch die Leitung der Organisation wird die Einführung offiziell abgeschlossen.

Einführungsplan

Im Einführungsplan wird der zeitliche Ablauf des Einführungsprozesses neuer Mitglieder des Arbeitsteams entwickelt und einvernehmlich mit den „Neuen“ fixiert. Alle Erfahrungen sprechen dafür, den Plan nach den o.g. Prozessfixpunkten klar zu strukturieren und vor allem mit der begleiteten Praxis wirklich erst im Anschluss an den Grundlehrgang zu beginnen.

Während der Grundlehrgang das zentrale Element des Plans ist, beansprucht die begleitete Praxis im Anschluss die meiste Zeit. Der Inhalt des Praxisteils bestimmt sich weitgehend aus dem Zeitpunkt innerhalb des Jahresprogramms, in dem die Tätigkeit stattfindet und der bzw. den Rollen, in denen erste Erfahrungen gesammelt werden sollen.

Ereignisse, Maßnahmen und Teamsitzungen, an denen die „Neuen“ schon vor der Praxisphase mitwirken sollen, sind im Plan aufgeführt. Ein besonders wichtiges Element sind die regelmäßigen Beratungstreffen im „kleinen Kreis“. Offizieller Schlusspunkt ist der Termin der Verpflichtung am Ende des Prozesses .

Falls der Erste-Hilfe-Teil der Expeditionsausbildung von Programmteilnehmern noch vor der begleiteten Praxis stattfindet, kann diese für die Auffrischung (und ggf. den „Erstkontakt“ mit der Praxis“) genutzt werden.

Ein „straffer“ Gesamtplan mit Start im Herbst könnte dann zum Beispiel wie folgt aussehen:

1. September: Vorbereitung

2. Oktober: Grundinformation, Planfestlegung

3. November: Grundlehrgang

4. Dezember: Erste-Hilfe-Auffrischung

5. Januar – April: begleitete Praxis, Verpflichtung.

Anhang: Benutzte Anleitungen der Leitermappe

1. Anbieter-Portfolio

2. Entwicklungsplan

3. Erste-Hilfe-Ausbildung

4. Finanzplan

5. Formularsammlung

6. Internet

7. Jahresbudget

8. Jahresprogramm

9. Online-Verwaltung

10. Personalplan

11. Verhaltenskodex