Online-Verwaltung: Abläufe

Grundsätze

Mit der Online-Verwaltung ändert sich nicht nur die Technik der Dokumentation, sondern auch deren Ablauf und Rhythmus. Statt wie bisher einmal im Jahr unter Zeitdruck für den Bezug von Abzeichen und Urkunden oder den Jahresbericht benötigte Formblätter auszufüllen, kommen die Systemvorteile für die eigene Arbeit nur zur Geltung, wenn die Datenpflege stetig erfolgt. Auf diese Art und Weise wird sie zum „Monitor“, der jederzeit den aktuellen Entwicklungsstand der Programmarbeit und jedes Teilnehmers übersichtlich anzeigt und im Bedarfsfall frühzeitiges Reagieren ermöglicht.

Es empfiehlt sich deshalb, innerhalb der regelmäßigen Team- und Gruppentreffen Zeit für die Online-Verwaltung einzuplanen, beim „Systemstart“ oder beim Anlegen einer neuen Teilnehmergruppe auch eine ganze Sitzung. In Schulen können erfahrungsgemäß ausbildete Schülermentoren einen Großteil dieser Verwaltungsaufgabe übernehmen und so ihren Leiter erheblich entlasten. Der Sitzungsraum benötigt dafür natürlich mindestens einen Computer mit Internetzugang – für den Zertifikatedruck am besten auch mit angeschlossenem Farbdrucker.

Die vorliegenden Ausführungen beschreiben die wichtigsten Abläufe und Vorläge im Zusammenhang mit der Nutzung der Online-Verwaltung und insbesondere des Elektronischen Begleithefts. Sie setzen im Bezug auf die Vorgaben zur Programmarbeit den Grundlagenband sowie das 1. Kapitel des Programmarbeitsbandes und zur Online-Verwaltung selbst die einführende, allgemeine Anleitung voraus. Die Reihenfolge orientiert sich an der Praxis.

Einzelpunkte

Beginn der Arbeit

Technische Voraussetzung zur Nutzung der Online-Verwaltung ist ein Computer mit Internetzugang und aktuellem Browser. Jeder Programmanbieter und jede Anbieterstelle erhält mit dem Startprojekt Zugang; die Grundeinführung erfolgt beim ersten Vor-Ort-Besuch.

Örtlicher „Systemherr“ ist der Programmkoordinator (Ebene Programmanbieter) bzw. der Programmleiter (Ebene Anbieterstelle). Wie alle Benutzer benötigt er eine gültige E-Mail-Adresse. Benutzername und Passwort erhält er direkt vom Trägerverein. Die Arbeit beginnt damit, dass er sich diese Zugangsdaten verschafft.

Stammdaten bearbeiten

Beim ersten Einloggen und danach bei jeder – in der Regel seltenen – Änderung werden die Angaben im Menüpunkt Stammdaten eingetragen bzw. aktualisiert. Der Trägerverein benötigt diese Angaben u.a. für den Postversand und finanzielle Abläufe.

Arbeitsteam erfassen

Im nächsten Schritt werden die Mitglieder des Arbeitsteams erfasst mit ihren Rollen (Menüpunkt Personen; Aktion Person hinzufügen). Das sich das Arbeitsteam und die Qualifikationen seiner Mitglieder ständig ändern, ist hier kontinuierliche Datenpflege angesagt.

Benutzer anlegen

Teammitglieder, die den Programmleiter bei der Verwaltung unterstützen sollen, benötigen einen eigenen Zugang zur Online-Verwaltung. Dazu wird die betreffende Person (im Menüpunkt Personen) ausgewählt und dann im neuen Menüpunkt Zugriffsrechte/Rollen der Zugang freigeschaltet (Häkchen nicht vergessen!). Jeder Benutzer benötigt eine E-Mail-Adresse!

Anmelden eines Lehrgangsteilnehmers

Zur Lehrgangsanmeldung wird die betreffende Person (im Menüpunkt Personen) ausgewählt und dann in der rechten Spalte die Aktion Für Kurs anmelden gewählt. Der Trägerverein erhält eine E-Mail und die Person erscheint in der Teilnehmerliste. Jeder Lehrgangsteilnehmer benötigt eine E-Mail-Adresse!

Anlegen eines Programmteilnehmers

Die betreffende Person wird zunächst angelegt (Menüpunkt Personen; Aktion Person hinzufügen). Mit der Rollenvergabe Teilnehmer wird das Elektronische Begleitheft mit den Zusatzmenüpunkten Aktivitäten und Teilnahmedaten aktiviert. Die Dokumentation beginnt, indem bei den Teilnahmedaten Nummer und Ausgabedatum des Begleithefts eingetragen werden. Danach kann mit den Aktivitäten begonnen werden.

Gold-Registrierung

Das Anlegen eines Teilnehmers auf der Goldstufe (s.o.) ist identisch mit der Gold-Registrierung. Die Voraussetzungen werden vom System überprüft: auf Seiten des Programmanbieters die Lizenzerweiterung auf die Goldstufe und auf Teilnehmerseite eine gültige Begleitheftnummer sowie die erfolgreiche Teilnahme an Gold-Seminar oder Grundlehrgang. Beim Eintrag von Aktivitäten wird Trägerverein jeweils automatisch per E-Mail informiert. Die Aktivität gilt als bestätigt, wenn innerhalb von zwei Wochen nach dem Aktivitäteneintrag keine gegenteilige Rückmeldung erfolgt.

Dokumentieren des Teilnahmeprozesses

Die Dokumentation des Teilnahmeprozesses (über den Menüpunkt Aktivitäten des Elektronischen Begleithefts) ist der mit Abstand aufwendigste Teil der Online-Verwaltung. Die Datenpflege muss deshalb regelmäßig erfolgen und z.B. über Schülermentoren auf mehrere Schultern verteilt werden.

Aktivitätennachweis

Seit dem 1. Januar 2012 erfolgen die Aktivitätennachweise für den Bezug von Abzeichen und Urkunden „formularlos“ bzw. „zertifikatelos“ durch die Online-Verwaltung. Vor der Bearbeitung einer Bestellung werden vom Trägerverein einfach im Elektronischen Begleitheft die Begleitheftnummern und die Vollständigkeit der Angaben zu den Aktivitäten überprüft. Gutachten müssen nur auf der Goldstufe eingetragen sein.

Zertifikatedruck

Im ersten Schritt werden im Menüpunkt Personen die fraglichen Teilnehmer ausgewählt. Über den Knopf Zertifikate kommt man dann in Fenster, in dem die gewünschten Zertifikate bestimmt und heruntergeladen werden können. Bei Einzelzertifikaten auf der Bronze- und Silberstufe kann das Gutachten auch nach dem Ausdruck handschriftlich eingetragen werden.

Jahresbericht

Wenn die Teilnehmer mit ihren Aktivitäten im Berichtsjahr erfasst sind, kann im Startfenster mit dem Menüpunkt Bericht die Jahresstatistik für das gewünschte Jahr erzeugt werden. Erster Stichtag ist der 15. Januar 2013 für das Jahr 2012.